O que cada tipo de documento é e faz: o código, a AGT, a validade, a impressão e a natureza, de que sai o efeito no stock, no que o parceiro deve e nos totais de vendas.
O código sai impresso antes de cada número: é o «GE» de «GE 2026/0001». A direcção diz se o tipo é de venda ou de compra, e com ela em que lado da aplicação se emite e em que totais conta.
Depois de criado o tipo, o código e a direcção não se alteram. Um código errado corrige-se desactivando o tipo e criando outro.
Um documento fiscal comunica-se à AGT com o código que aqui se vê, e depois de emitido não se apaga nem se altera. Corrige-se com outro documento: uma nota de crédito, ou a anulação quando a lei a permite.
Os tipos fiscais são os que o Pilar traz. Um tipo criado pela empresa nunca é fiscal: a AGT só conhece os seus códigos. Não se comunica e não serve de factura.
Em nenhum tipo se altera o que ele faz, só o nome, a validade, a impressão e a V/Referência. Um documento que se comporte de outra maneira cria-se como tipo novo, com a natureza certa.
Até quando vale o preço de um orçamento ou de uma pró-forma, a contar do dia da emissão. Com 30 dias, uma pró-forma de 3 de Outubro vale até 2 de Novembro, e o último dia ainda conta. No documento, a data proposta muda-se antes de emitir.
Só a tem um tipo que não mexe em nada: o que mexe no stock, na conta ou no dinheiro não caduca. Vai de 1 a 365 dias e muda-se também num tipo predefinido. Um tipo com validade pode mudar de prazo, mas não ficar sem ele.
Passada a data, o documento fica caducado e já não se converte. Para manter o preço, duplica-se: a cópia leva uma validade nova.
Estas opções mudam só o papel. O documento, as linhas gravadas e o que se comunica à AGT ficam iguais, e por isso alteram-se também num tipo predefinido.
Agrupar por categoria. No A4 e no talão, as linhas saem arrumadas pela categoria do artigo, com o nome e o subtotal de cada uma.
Grelha em matriz. No A4, um artigo com grelha sai numa tabela de cores por tamanhos, com as quantidades nas células. Desligado, sai uma linha por combinação. O talão tem sempre uma linha por combinação.
Números de série. Saem numa fila por baixo da linha, no A4 e no talão. Servem quando a factura é a garantia do artigo; com muitas unidades por linha, podem ocupar várias folhas.
O que um tipo faz sai da natureza, que se escolhe ao criar o tipo e nunca muda. As linhas por baixo — stock, conta corrente, dinheiro e totais — mostram o que a natureza faz, e não se escolhem.
Numa venda, um tipo criado pela empresa é uma de três coisas. Uma proposta a aceitar, como um orçamento de obra: pode ficar em rascunho, aceita-se e converte-se. Um documento de conferência, como uma consulta de mesa: nasce emitido e não mexe em nada. Uma guia, como uma guia de transporte: só tira a mercadoria do stock, e a factura dela não a tira outra vez.
Uma venda que factura, deixa o cliente a dever ou recebe dinheiro precisa de um código da AGT, e só os tipos que o Pilar traz o têm. Para outra numeração da factura, cria-se outra série da Factura.
Numa compra, um tipo criado pela empresa pode ser uma encomenda a fornecedor, uma V/Guia de Remessa (a guia do fornecedor, que só põe a mercadoria em stock), uma V/Factura (a factura do fornecedor, que fica por pagar) ou uma V/Factura-Recibo (a do fornecedor que se paga no acto).
Conta corrente. Numa venda, a factura e a nota de débito deixam o cliente a dever mais; o recibo e a nota de crédito, a dever menos. Numa compra é ao contrário: a factura do fornecedor deixa-nos a dever mais.
Totais de vendas e de compras. É o que os mapas somam. Um recibo baixa a dívida e não é uma venda negativa: não entra nos totais.
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